ANALISIS 5 P Management Event

       Penyandang Dana mempunyai arti seseorang atau perusahaan yang bersedia mendanai atau memberikan pinjaman dana terhadap pelaksanaan event yang akan kita buat. Di mana biasanya terjadi kesulitan pendanaan dalam pelaksanaan event maka di sinilah penyandang dana harus ada. Baik itu mendanai secara semuanya atau memberikan dana talangan terhadap kemasan acara kita.

Event bisa dikatakan sukses jika ada yang memberikan support berupa dana tersebut. Jika penyandang dana dari pihak perusahaan seolah menjadi partner baru dalam perusahaan. Melalui penggunaan jasa event organizer ini, perusahaan tidak perlu susah lagi dalam menangani urusan seperti melakukan promosi produk misalnya. Hubungan sinergi antara event organizer dengan perusahaan adalah suatu kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good will, kerjasama dan kepercayaan. pada gilirannya akan mendapat dukungan dari pihak lain.

Perusahaan lebih terbantu dengan adanya event organizer, karena mereka memadukan konsep promosi dengan entertainment. Keberadaan event organizer memang telah membina sebuah hubungan yang menguntungkan dengan perusahaan.

Pelaksana event harus bisa mengelola dan melaksanakan event  dengan maksimal, sehingga pesan yang disampaikan bisa diterima dengan baik oleh konsumen melalui bentuk-bentuk komunikasi yang kreatif dan inovatif tertentu. Pelaksana event berperan penting dalam pelaksanaan sebuah event, ia menjadi pengatur seluruh unsur pendukung agar acara mampu bersinergi menghasilkan rangkaian acara yang sukses, baik penyelenggaraan maupun tujuan dari event tersebut. Pelaksana event akan mengatur dan mengawasi banyak orang yang mendukung acara dan keperluan acara agar sesuai dengan konsep yang telah ditentukan.

Pelaksana event mempersiapkan secara matang keperluan acara mulai lokasi dimana event akan digelar (out door atau in door), kru artis dan talenta yang digunakan dalam rangkaian event, seperti pembawa acara, penyanyi, band, supporting act seperti penari, pesulap, happening artist, dan lain-lain, juga termasuk pengiring tamu, Sales Promotion Girls (SPG), Sales Promotion Boy (SPB), dan pihak-pihak lainnya yang terlibat dalam event. 

Saat ini pelaksana event merupakan sarana dalam promosi penjualan modern mewujudkan tujuan klien melalui pengadaan sebuah acara dan memberikan pelayan terbaik melalui sejumlah peran dan fungsi yang berkaitan dengan event promosi. Rangkaian acara yang akan dilakukan klien merupakan salah satu leverage (kekuatan) untuk mewujudkan tujuan yang diharapkan tercapai seusai acara. Tujuan itu diantaranya memberikan pengetahuan tentang produk yang dikeluarkan, meningkatkan penjualan untuk mempertahankan penguasaan market share, atau mengalahkan dominasi kompetitor, meningkatkan brand image, dan awareness, memotivasi distributor dan penjual yang berujung pada peningkatan penjualan dan sebagainya.

Penampil dalam sebuah event harus dikemas semenarik mungkin untuk menarik banyaknya pengunjung sehingga pelaksana acara dituntut untuk mencari penampil yang bisa menggaet banyak penonton seperti mendatangkan artis terkenal atau nara sumber yang terkenal. Sehingga dengan adanya publik figur maka event itu akan ramai dan dikunjungi oleh banyak penonton.

Dalam membuat event diperlukan juga tambahan acara untuk memeriahkan yang ditujukan untuk masyarakat dan pengunjung atau konsumen yang datang ketika event tersebut dan memberikan daya tarik bagi masyarakat untuk datang.Event tambahan tersebut dikenal dengan sebutan extra event atau ada event tambahan didalam event utama. Extra event ini misalnya perlombaan-perlombaan, perlombaan mewarnai, perlombaan fashion, perlombaan menari, perlombaan musik dan lain-lain sesuai dengan konsep yang ditetapkan oleh perusahaan.

Penonton kesuksesan sebuah event adalah banyaknya penonton yang mengunjungi event tersebut. Di sini penonton merupakan tonggak barometer kesuksesan acara selain konsep yang dikemas. Kesuksesan menggaet penonton dapat dipastikan berhasil jika Publik pengunjung akan melihat, mendengar, meraba, mencium bahkan mungkin mencoba benda-benda yang dipamerkan. Artinya hampir semua pengetahuan tersebut atau 90% dapat diserap melalui panca indra manusia yang bersangkutan hadir, menyaksikan dan memperhatikan pada suatu kemasan acara berlangsung. Sehingga diperlukan konsep acara yang menarik akan mendatangkan banyak penonton  

Pengamat pada bagian ini diperlukan untuk mengamati proses kerja team dalam pelaksanaan event tersebut. Mulai dari survey lokasi, penentuan tempat lokasi, dan kemasan acara yang akan disuguhkan kepada pengunjung. Di mana pengamat akan memberikan masukan atau saran kepada pelaksana jika diketahui kurang tepat konsep acara yang akan disuguhkan.

Mengapa ke 5 P harus puas? Barometer kesuksesan event bisa dikatakan jika ke 5 P, yang terdiri dari Penyandang Dana, Pelaksana, Penampil, Penonton, dan Pengamat itu merasa puas dengan sajian event yang kita berikan. Dengan perencanaan yang matang, schedule yang terkendali dan konsep acara yang menarik akan menggaet banyaknya penonton. Dengan didukung cara kerja yang rapi dan koordinasi yang baik, tidak terjadi kerusuhan dan berjalan dengan aman dan lancar serta keuangan dikelola dengan baik maka sebuah acara baru bisa dikatakan memuaskan 5 P tersebut.