Penyandang Dana mempunyai arti seseorang atau perusahaan yang bersedia
mendanai atau memberikan pinjaman dana terhadap pelaksanaan event yang akan
kita buat. Di mana biasanya terjadi kesulitan pendanaan dalam pelaksanaan event
maka di sinilah penyandang dana harus ada. Baik itu mendanai secara semuanya
atau memberikan dana talangan terhadap kemasan acara kita.
Event bisa dikatakan sukses jika ada yang memberikan
support berupa dana tersebut. Jika penyandang dana dari pihak perusahaan seolah menjadi partner baru
dalam perusahaan. Melalui penggunaan jasa event
organizer ini, perusahaan
tidak perlu susah lagi dalam menangani urusan seperti melakukan promosi produk
misalnya. Hubungan sinergi antara event
organizer dengan perusahaan adalah suatu kegiatan untuk
menanamkan pengertian guna memperoleh good
will, kerjasama dan kepercayaan. pada gilirannya akan mendapat dukungan
dari pihak lain.
Perusahaan lebih terbantu dengan adanya event
organizer, karena mereka memadukan konsep promosi dengan entertainment.
Keberadaan event organizer memang telah membina sebuah hubungan
yang menguntungkan dengan perusahaan.
Pelaksana event harus bisa
mengelola dan melaksanakan event dengan maksimal, sehingga
pesan yang disampaikan bisa diterima dengan baik oleh konsumen melalui
bentuk-bentuk komunikasi yang kreatif dan inovatif tertentu. Pelaksana
event berperan penting dalam pelaksanaan sebuah event, ia menjadi pengatur
seluruh unsur pendukung agar acara mampu bersinergi menghasilkan rangkaian
acara yang sukses, baik penyelenggaraan maupun tujuan dari event tersebut. Pelaksana event akan mengatur dan mengawasi banyak orang yang mendukung acara dan
keperluan acara agar sesuai dengan konsep yang telah ditentukan.
Pelaksana event mempersiapkan secara matang keperluan acara
mulai lokasi dimana event akan digelar (out door atau in
door), kru artis dan talenta yang digunakan dalam rangkaian event, seperti pembawa acara,
penyanyi, band, supporting act seperti penari, pesulap, happening artist, dan
lain-lain, juga termasuk pengiring tamu, Sales
Promotion Girls (SPG), Sales Promotion Boy (SPB), dan pihak-pihak lainnya yang
terlibat dalam event.
Saat ini pelaksana event merupakan
sarana dalam promosi penjualan modern mewujudkan tujuan klien
melalui pengadaan sebuah acara dan memberikan pelayan terbaik melalui sejumlah
peran dan fungsi yang berkaitan dengan event promosi. Rangkaian acara yang akan
dilakukan klien merupakan salah satu leverage (kekuatan) untuk mewujudkan tujuan
yang diharapkan tercapai seusai acara. Tujuan itu diantaranya memberikan
pengetahuan tentang produk yang dikeluarkan, meningkatkan penjualan untuk
mempertahankan penguasaan market
share, atau mengalahkan dominasi kompetitor, meningkatkan brand image, dan awareness, memotivasi
distributor dan penjual yang berujung pada peningkatan penjualan dan
sebagainya.
Penampil dalam sebuah event harus dikemas semenarik mungkin untuk menarik
banyaknya pengunjung sehingga pelaksana acara dituntut untuk mencari penampil
yang bisa menggaet banyak penonton seperti mendatangkan artis terkenal atau
nara sumber yang terkenal. Sehingga dengan adanya publik figur maka event itu
akan ramai dan dikunjungi oleh banyak penonton.
Dalam membuat event
diperlukan juga tambahan acara untuk memeriahkan yang ditujukan
untuk masyarakat dan pengunjung atau konsumen yang datang ketika event tersebut dan memberikan daya tarik
bagi masyarakat untuk datang.Event tambahan
tersebut dikenal dengan sebutan extra
event atau ada event tambahan didalam event utama. Extra event ini misalnya
perlombaan-perlombaan, perlombaan mewarnai, perlombaan fashion, perlombaan
menari, perlombaan musik dan lain-lain sesuai dengan konsep yang ditetapkan
oleh perusahaan.
Penonton kesuksesan sebuah event adalah banyaknya penonton yang
mengunjungi event tersebut. Di sini penonton merupakan tonggak barometer
kesuksesan acara selain konsep yang dikemas. Kesuksesan menggaet penonton dapat
dipastikan berhasil jika Publik pengunjung akan melihat, mendengar,
meraba, mencium bahkan mungkin mencoba benda-benda yang dipamerkan. Artinya
hampir semua pengetahuan tersebut atau 90% dapat diserap melalui panca indra
manusia yang bersangkutan hadir, menyaksikan dan memperhatikan pada suatu kemasan
acara berlangsung. Sehingga diperlukan konsep acara yang menarik akan
mendatangkan banyak penonton
Pengamat pada bagian ini diperlukan untuk mengamati proses kerja team
dalam pelaksanaan event tersebut. Mulai dari survey lokasi, penentuan tempat
lokasi, dan kemasan acara yang akan disuguhkan kepada pengunjung. Di mana
pengamat akan memberikan masukan atau saran kepada pelaksana jika diketahui
kurang tepat konsep acara yang akan disuguhkan.
Mengapa ke 5 P harus puas? Barometer kesuksesan event bisa dikatakan jika
ke 5 P, yang terdiri dari Penyandang Dana, Pelaksana, Penampil, Penonton, dan
Pengamat itu merasa puas dengan sajian event yang kita berikan. Dengan
perencanaan yang matang, schedule yang terkendali dan konsep acara yang menarik
akan menggaet banyaknya penonton. Dengan didukung cara kerja yang rapi dan
koordinasi yang baik, tidak terjadi kerusuhan dan berjalan dengan aman dan
lancar serta keuangan dikelola dengan baik maka sebuah acara baru bisa
dikatakan memuaskan 5 P tersebut.
